Poradíme vám, ako uzatvoriť a archivovať účtovníctvo
BRATISLAVA/ADMIN – Ako sa popasovať s archiváciou dokumentov na konci účtovného roka? Pomôžu vám archivačné škatule, pákové zakladače a trpezlivosť.
Chystáte veľké upratovanie v dokumentoch a účtovníctve? Poradíme vám, ako sa popasovať s archiváciou dokumentov na konci účtovného roka. Pomôžu vám archivačné škatule, pákové zakladače a trpezlivosť.
Napriek tomu, že elektronická archivácia ide dopredu a býva bežným doplnkom klasickej archivácie, 100 % elektronické podnikanie nie je ani zďaleka také jednoduché. Pákové zakladače a archivačné krabice preto stále zostávajú neoddeliteľnou súčasťou väčšiny učtární a kancelárií.
Máte dve možnosti, ako archivovať.
Metóda 1: Archivujeme šanóny
Zmluvy, faktúry a ďalšie účtovné doklady môžete ukladať priamo do pákových zakladačov. Je to jednoduché a rýchle, takže keď sa budete potrebovať k akémukoľvek dokumentu v budúcnosti vrátiť, jednoducho si akýkoľvek dokument dohľadáte. Táto metóda sa ale tým pádom skôr hodí na krátkodobejšie uloženie dokumentov.
Šesť pákových zakladačov v jednej krabici nebude problém.
Metóda 2: Archivujeme do archivačných boxov
Druhou možnosťou je využitie archivačných boxov a zväzovanie dokumentov pomocou archivačných spôn. Postup je jednoduchý:
- Vytiahnete papiere zo šanónov.
- Zopnete ich archivačnou sponou.
- Všetko uložíte do archivačných boxov.
- Archivačné boxy vložíte po skupinách do archivačnej krabice.
Dobre uložené dokumenty následne vydržia v stálych skladovacích podmienkach (konštantná teplota a sucho) aj dlhé roky.
Tip: Pri výbere archivačných boxov odporúčame využiť tie zo špeciálnej archivačnej lepenky, ktorá je pevnejšia a dokumenty tak chráni lepšie ako obyčajný kartón. Výhodou tejto metódy je, že vám uvoľní šanóny, ktoré budete môcť opakovane použiť.
Archivačná spona je na dlhodobé ukladanie dokumentov vhodnejšia než kovové klipy zakladačov.
Čo sa vám môže pri archivácii hodiť?
Či už si vyberiete jeden alebo druhý variant archivácie, týchto pár pomocníkov vám ukladanie dokumentov môže zjednodušiť o niečo viac:
Farebné registre – na oddelenie jednotlivých oddielov dokumentov v šanónoch.
Náhradné štítky na zakladače – tie zase pomôžu s jednoduchým označovaním šanónov.
Počas práce sa ešte môžu hodiť nožničky, zošívačky alebo popisovače.
S týmito pomocníkmi vám pôjde triedenie raz-dva.
(Zdroj: Tom Pelán, Top-obaly.sk; Foto: archív spoločnosti; Pripravila: red.)
Zanechajte nám Váš dotaz